無駄なクラス会議や職員会議をなくそう
あなたの悩み状態は
・ミーティング、いつも長いわ
・いつも何にも決まらないで終わるよね
・伝達事項しかないし、集まる意味なくね？
・トップが決めちゃうから私はいるだけ。。
・急に議題に出されても、意見出せない
こんな感じでしょうか？
私も無意味な会議を繰り返していた現場を、いくつか変えてきたのでよく分かりますよ。
経験20年の理系保育士
ジャムです。
セラピストでもある私(プロフィール)(@jamgakudoツイッター)の視点から、
【保育現場のミーティングが無駄に思えてしょうがない】
👆今回はこれについてあなたにお話していこうと思います。
この場合問題の本質は
会議のコスト意識が薄すぎる
そこから会議が無駄に感じるすべての原因
- 議題と決めたいことをはっきりさせてない
- 時間設定があってもないようなもの
- 発言者が決まってる
- 結論を確認しない
- 決まらなかったことの見通しも曖昧
こんなのが出てきます。
●会議の目的を知り
●進め方を知ること
この記事を読むと、
本質的に大切なものと抑えておくべきポイントを知れるので、
今いるあなたのポジションで、何をすれば状況が改善するのかが分かるようになるでしょう。
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1.会議に無駄が多いと感じる問題は、コスト意識が足りないこと
会議が無駄に思える一番の本質は
コスト意識が足りない
保育中の時間と同じという意識が、なぜかミーティングの場ではみんな抜けてしまうんですね。
例えばある会社では
同社の毎週月曜日の定例会議は「この会議は30分48万円。1分間1万6000円の原価で進めます」という宣言で始まる。全員立ったままの朝礼のような形式だ。
(中略)
会議進行のルールは、まず議長を明確にして会議原価を宣言し、終了時間と会議の目的をはっきりさせる。
時間になったら途中でも終了。延長は厳禁だ。総務の赤羽さんは、実施後は「会議の決定事項に必要ない人を呼ばなくなった」と明かす。
キャリコネニュース
コスト意識っていうと、紙切れすら無駄にしないとか、コピーで裏紙を使うとか「物について」なら厳しいけど、
一番コストがかかるのが人件費。
つまり働いている人の時間
ここに意識が何故かいかないんです。
時間が無限にあって暇なら、
一日中路上で話し込んでてもいいけれど、
保育士のミーティングは資格も持ってる人がほとんどな、専門家の集まりですね。
無駄話をしたりさせてる時間や、
非効率な進め方を改善しないでそのままにしていい場、ではないわけです。
そう、会議が無駄に感じるのは、
施設として時間に対してのコスト意識がないこと
これが問題の本質
そこから出てくる派生問題が
●ミーティングの進め方を知らないこと
●ミーティングの目的を知らないこと
コスト意識がないから、
この2つを知らなくても気にせずに時間を浪費していきます。
コスト意識がないと
改善しようとも
思わないんです。
持ち帰り仕事がはびこってる保育園とか、
会議のコストどころか
サービス残業や持ち帰り仕事が普通だったりしますね。
こんなことを考えていると、
会議ってメチャコストかかるのに、
ランチミーティングとか言って、打ち合わせを勤務時間外にやろうとするの悪意か無知のなせるワザだなってのも分かってきます。
現場リーダーとか、上の立場の人ほど、
なんて言っちゃダメなわけですね。
2.自分の立場で会議をうまく進めるには、基本的な考えを身に付けた上で行動する
さてあなたは、
・ある程度の経験を積んで
立場も上の保育士さんですか？
・または経験はあるけど転職して、
その現場では新人に近い感じでしょうか？
・社会人１年とか２年とかで
この記事を読んでいるとしたら、
かなり意識が高いと思います。
どの立場にいるかで、できることは結構違いますが、基本的に疑問を感じたら行動しないと
一切状況は変わりません。
全くの新人で疑問を感じても、
新人こそ意見を言ってほしいという良い現場ならいいけれど、
新人は意見を言いにくいのが普通です。
１年くらいは我慢が必要かもしれません。
ですがそれでも3章からの内容を確認という形で
これくらいはできるはず。
２年、3年目なら提案という形で3章から書いている具体的な内容を示して、少しずつ変えていけるでしょう。
上の立場ならできることは多いですね。
理解されることは必要ですが、
基本的には上の立場の人の問題意識が高いか低いかで、その施設の雰囲気は左右されてきます。
あなたのできることは、会議のコスト意識を持った上で、できることをすること。
経験ないと言って、不満を持ったまま
発言しないでその場にいるだけはNGです。
いてもぶっちゃけ給料発生するから何もしないと楽に思えるけど、多分無駄なミーティングはサービス残業なんかにつながりますよね。
あらゆる悩みは何か行動しないと、
何年経っても一切変わりません。
3.ミーティングの目的によって進め方が違うことを知る
ミーティングにはいくつか種類があります。
ダラダラ話してるように見えても、それがその会議の目的ということもありますよ。
ミーティングや打ち合わせは、目的に沿って進められているか？
これがまず無駄にならない会議のポイント。
①物事を決める（意志決定）
②自由な発想を出し合う（ブレスト）
③コンセンサスを得る（情報共有）
こいつらは複合的に会議の目的になってきます。
そして、目的達成するのが会議の目的。
3-1.①物事を決める（意志決定）
決める会議は、公平に時間内に決めることが目的。
だけど
- 時間かけすぎ
- 何にも決まらない
- 話し合ったことに意味があるみたいな感じで終わる
参加者の不満が出やすいミーティングとも言えます。
急に議題を出したのに、
決定をその場でみたいのは不公平感が半端ない。
みんなで決めてる形式だけを取っているけど、実は会議の前にすべて決まってた、
みたいなの経験ありませんか？
私がイラッとしたのは
って言ってたから、一時間後くらいに考えた意見伝えたら、既に決まってたって場面。
決める会議は、公平感を失わずに時間内に決めること。
3-2.②自由な発想を出し合う（ブレスト）
とにかくアイディアを出すための会議。
ブレインストリーミング、略してブレスト
他の人の意見を聞いて、
その場で自分の意見を発展させると、
どんどん良いのが出てくるって狙い。
KJ法とか有名ですね。
KJ法👇️付箋とかにアイディアを出して、分類してくの。研修なんかでよくやられます。
一人で考えてもアイディアでるんだけど、
価値観や背景が違う人が集まって言い合うところに意味があります。
決めるのがメインの会議だと結論を出す必要あり。
決めるんじゃなくて、とにかくアイディア出しの会議ってところで質が違いますね。
ブレストの原則
結論厳禁：批評しない、結論を出さない
自由奔放：荒削りなアイデアを歓迎する
質より量：量と多様性を重視する
便乗歓迎：人のアイデアから連想し発展させる
3-3.③コンセンサスを得る（情報共有）
情報共有の会議はよくありますが、
ほとんど必要ないと言っていいです。
園長の話が延々続いておしまいなミーティング、
いらないですよね。
文章のレジメ情報じゃ分からない
細かいニュアンスを伝えるならまだ分かりますが、
配っておけばいい情報を、延々話すのは無駄なミーティングの代表。
例外は外部の人が集まる会議。
保育園とかだとケース会議は情報共有のニュアンスが強くて、個人情報は電話とかじゃやり取りできないから、仕方ない部分ですね。
方向性を合わせるってよりは、
確認する意味合いが強いです。
4.ストレスなく会議をするための進め方を知る
ストレスなく会議をするには5つのポイント
①どうしても会議しなくちゃいけないこと？
②情報共有は事前に済ませとく
③参加者に準備をしてもらう
④適切な資料を作って事前に配る
⑤会議の最中のコツ
会議の目的は種類ごとにあるけれど、
それに合わせて5つのポイントを抑えることで、
ストレスがなくなります。
進行係や司会の立場じゃなくても、
知ってれば意味があります。
参加者の立場で確認することで、
司会が進行や準備のまずさに気づくからです。
4-1.どうしても会議しなくちゃいけないこと？
会議しなくても目的が達成できるものはたくさんあります。
特に情報共有だけのために集まるのは非効率。
会議やってる最中に脱線して出てくる話も、
これに該当してきます。
無駄なミーティングで必ず出てくる
- 流れを切る人
- 横道にそれる人
これは切ります。
時間が減っちゃうからね。
4-2.打ち合わせの情報共有は事前に済ませとく
情報の共有ってのは会議の要素にはあるけど、
これだけじゃ会議でもないし集まる意味はあまりない。
この辺りをごちゃ混ぜにするから、時間が減ります。
会議で話し合うために必要な情報は、
会議が始まってから共有するんじゃなく、
事前に資料を分けたりして済ませておく。
会議では、それをベースに話し合いなどに集中します。
4-3.ミーティング参加者に準備をしてもらう
ミーティングは事前準備で8割
と言われています。
でも誰も知らない議題をいきなり出して、
なにか決めようとするのがとっても多い。
いい意見も出ないし、結局
忘れ去られたりしますね。
だから情報共有は先にやっとくついでに、
議題も伝えておいて意見を考えてきてもらう。
できればさらに意見を事前に出してもらって、
意見をまとめたレジメを作って会議をやる。
考えてこない参加者もいるんだけど、
思いつきでの発言が一番時間の無駄なので、
そこを省く目的です。
4-4.ミーティング前に適切な資料を作って事前に配る
レジメを作る部分ですね。
問題点、目的、検討すること
これも事前配布するのが基本です。
会議始まってから資料に目を通すだと、
その場での話にも集中できないですよね。
集まった時間の何％かが、
資料を読むだけの時間になります。
4-5.会議を進めている最中のコツ
準備8割がこれまであげたことなので、
進めている最中は、実は2割の部分です。
箇条書きで理解できるので列挙していきます。
●最大15分で１議題。
●決まった時間は意地でもオーバーしない
●何も言わない人に話を振る
●役割決定はミーティングの場では断れないのでしない
●記録係は決めておく
●記録係も発言できるようにする
●決める会議では、上の立場の人はなるべく話さない(それで決まっちゃう不公平感)
5.会議1つまともにできない施設は、色んな所で不満があるでしょ
事前準備から、当日の議題までちゃんとしてないと、職員からはあらゆる不満がでてきます。
- 仕切りや統制ができてない
- 特定の人しか発言しない一方的な会議
- 派閥で口裏合わせしてて会議の意味がない
- 対立意見を抑え込む形で決めてしまう
- 否定的雰囲気があって、意見を言っても無駄感
普段の雰囲気を引きずっているので、
だめな施設は会議もマトモじゃない可能性が高いんです。
逆に会議がダメなら職場がダメか？
- ミーティングの仕方がまずいだけ、
- コスト意識がないだけ
これなら、そんなことはありません。
マトモでない施設は
ミーティングだけを見直したところでダメなので、
そんな施設には見切りをつけるのもアリです。
6.保育士の職員会議の改善まとめ
保育現場のミーティングに不満がある場合、
問題の本質は、
会議のコスト意識が薄いこと。
(１章)
そこをちゃんとしてないと、
会議の目的を見失い、
進め方をミスります
時間を無駄にしない、
コスト意識をちゃんと持った上で
立場が違ってもこの2つをちゃんと持っていれば、
あなたがどんなポジションでもできることはあります。
(2章)
ただし、職場自体が色んなとことでダメなら、
ミーティングだけを見直したところで
どうにもならないので、
見切りをつけるのもアリだと思います。
(5章)
ミーティングのやり方なんてものは、
あらゆる仕事に関係するビジネススキルです。
会議の仕方に限らず、
仕事そのものの勉強をすれば
あらゆる悩みの解決の仕方が分かってきます。
私の学んだオンラインで自分のペースで学べる
ビジネススクールを紹介しておきますね。
👇
ありがとうございました
よければコメントなどいただけると嬉しいです👇️
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マインドが整わない場合、
保育士に限らずいろんな仕事ができません。
それを解決する方法は
- 子ども対応
- 保護者対応
- 事務仕事のやり方
👆️こんな個別技術でなくて、
働くことそのものについての勉強が
必要になります。
保育学校では必要なのに教えてくれませんし、
必要だとも言ってくれないでしょう。
保育学校どころか、大学でも教えてくれません。
なぜなら学校の講師だと
栄養学とか個別知識は知っていても、
働くことそのものについての勉強の有効性を
分かってる人の方が珍しいからです。
個別技術はいくらでも教えるのに、
OJTは現場で長く働いて経験を積め
的な考え方が主流という理由も。
私も悩みながらも何したらいいか分からず、
20年の経験を積んで、
最後の方にマシになった程度。
そんな時間は普通かけれられませんよね。
でも経験値だけに頼るとこうなります。
経験値以外には勉強すればいい
その答えがビジネスの勉強することです。
突拍子もないわ・・
と思うのは普通の反応です。
私も勉強してみるまでは
子どもの心理とか勉強した方がいいと、
考えてたので分かります。
しかも勉強といっても通学の学校では、
実践やマインドというよりも
知識としての学問を学ぶ感じだから、
ビジネスの大学院MBAでも役に立ちません。
現役の経営者がちゃんと教えてくれる
学校でないと意味がないのです。
なぜならビジネスの最高峰の状態は
雇われるのではなく自分で起業をすること。
そこを学ばないと結局お話だけの、
仕事で使えない栄養学みたい知識が増えるだけ。
マインドが整わないから。
反対にビジネスの最高の状態を学ぶと、
それ以下のあらゆる事が分かるように。
だから起業を教えてくれる学校での勉強が
とても有効になってきます。
保育学校や大学で教えてくれないのは、
起業の勉強したことある人なんていなくて、
分からないから。
学び終わって
実感として分かりました
起業を教えてくれる所といっても
- 「ブログで稼ぐとか」
- 「店を経営する」
みたいな個別技術は役に立ちません。
どこで学べばいいのかは、
私が受けた所を紹介しておきます👇️
オンラインで起業を教えてくれる
ちゃんとしたスクールです。
きっかけは現場20年の末に、
ネットサーフィンで見つけて
たまたまクリックしただけ(笑)ですが、
本当に良かったと思っています。
⚫️必要なマインドが整います。
⚫️あらゆる仕事に共通する基礎が分かります。
⚫️独立できる知識までついてくる。
スクールを直で覗いてみたい場合はこちら、
詳しく知りたいかたは私のレビュー記事をどうぞ。
