書類が苦手な保育士は多い、なぜなら・・
あなたの悩み状態は
・書類の書き方がわからなくて書けない
・書いても使わない書類に意味あるの？
・書いても書いても終わらない！
こんな感じでしょうか？
私もいくらでも書類は書いてきたので、お悩みよく分かります。
書き方のコツというと、普通はテンプレートや文例なんかを思い浮かべると思います。
実際に保育士の書類作成のコツについて、「これがテンプレート100個」みたいに書いている人や本はたくさん。
しかし文例やテンプレートをいくら知ったところで、あなたの成長には繋がりません。
目的を知って書類を作らないと、時間を無駄にするだけ。
後で残るのは、一度も読み返されることなく数年後にシュレッダー行きになる書類の山だけ。
経験20年の理系保育士
ジャムです。
セラピストでもある私(プロフィール)(@jamgakudoツイッター)の視点から、
【保育士の書類を無駄なく効率よく書く方法】
👆今回はこれについて、あなたにお話していこうと思います。
「書類が苦手で書けない」問題のよくある状態は、
書類の種類ごとの、目的を分かっていないこと
保育士の書く書類には
- 予定を立てるための書類
- 過去を振り返り記録する書類
- 外部などに情報を知らせるための書類
この3種類ごとに違う目的があります。
それを踏まえて、目的以外の作業は極力しないことで無駄な書類を作らずにスキルアップできます。
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1.書類の3種類の目的を意識せず書いていると書き方も分からなくするし、無駄も生み出す
1-1.書類の書けない悩み解消には目的思考が不可欠
目的を分かってないと危険な事がわかる質問たちをどうぞ。
Q1 その書類、何のために書いてるんですか？
A 記録のためです
Q2 なんのための記録ですか？
回答1 監査のためです
→じゃあ内容も最低限でいいですよね。
回答2 振り返りのためです
→昔の記録を持ち出して、振り返ることはありますか？
A そんな暇はないし、やってる人もいないですね。
Q3 じゃあ意味ないですね。本当はなんのために書いてるんですか？
回答1 書いているその場で振り返るためと、他の保育士との共有のためです
回答2 特定の子がどんな感じだったのかを調べて追えるためです
保育士の書く書類や文章はいくらでもあるけれど、
●書いても無駄なもの、●時間かかけてる割に意味ないもの、
いろいろと混ざってますよね。
例えば・・
単なる「記録として存在していれば良い、読み返されることのない書類」に時間をかけても無駄ですよね。
目的を踏まえて、必要な内容だけを書いていくと、自然と書く内容や労力をかけるべき箇所も決まってきます。
1-2.保育士の書く書類は大きく分けて3種類とその目的
①予定を立てるための書類
②過去を振り記録する書類
③外部などに情報を知らせるための書類
予定を立てる系の書類
- 保育年間計画
- 月案、週案、日案
- 指導案
- 活動プログラムのタイムシート
などが含まれます。
予定系の目的は
●想定外を避ける事前シュミレーション
●他の保育士との動きや目的の共有
このためだけです。
予定系の書類は時間をかけても無駄になりがち。
なぜなら予定通りに進まないから。
過去を振り返り記録するもの
- 保育日誌
- 報告書
- 行事記録
これの目的は
●振り返って自分がレベルアップするため
●単なる記録のため
後から読み返されることのほとんどない日誌は、
書いている瞬間に最大の意味があります。
来年の行事のときに活用されるなら、
知らない人が読んでも分かる記録文書にしておく必要もあります。
外部向けや情報を知らせるための書類
一部記録とかぶりますが、
- 連絡帳
- お便り
- 職員のシフト
- 出席表
- チェックシート
これを作る目的は
●情報共有と整理のため
●文書として存在していることが目的
分かりやすさが最重要なポイントになります。
存在してれば良いものは、かける労力は最小限でOKですね。
2.どの書類にも使える時短スキルや考え方
なんのために書くの？
明らかに無駄でしょ。
と思っても立場が上がらないと、書類システムの見直しはなかなか提案できないのも事実。
経験の浅いうちは与えられた中で、
目的に合わせた必要なことだけ意識しましょう。
必要な事が分かれば、逆算的に予定(週案などの未来の見通し)が立つようになるからです。
他には
●同じ作業は一気にやる
●今書いている書類は、次回のテンプレートを作るつもりで書く
●パソコン使用は必須
●細切れでなくまとめてやる
●お便りなどは途中まででも一年分作っておく
パソコンは必須で、差し戻されて直し、場合によっては一枚書き直しなんてのは避けたくてもやってくるもの。
そこで手書きだとイチからやり直しで、けっこう辛いですね。
パソコン作業ではショートカットキーを覚えるのが、かなり時短になります。
3.予定を立てる系の書類の目的と作成する時のコツ
- 保育年間計画
- 月案、週案、日案
- 指導案
- 活動プログラムのタイムシート
予定系は一番無駄になりがちな書類なので、
自分が気づいていない穴や想定外がないかを、経験がある人に見てもらって確認したら、程々で作り込みを終えるのがコツ。
無駄になりがちな理由は2つ
・時間をかけて作っても予定通りにならないから
・終わってしまえば予定は用済みだから
さらに時短のために、前回のテンプレートを使うと無駄が減ります。
クラスの指導計画なんかも、個別に配慮が必要な子が一人いたら、その子に全体が合わせることもあるくらい。
全体的な予定は、簡単に覆えされますよね。
こんな話があります。
企業で企画書を作って、テンプレートばかりの誰も読まない決済のためだけの山と積まれた書類。
これをすべて読んだ人はいますか？と質問したら誰も手を挙げない。
マネージャーのサインがありますが、読んでいないのですか？
書くのをやめて、どうしても必要なものだけ残したら仕事の効率が4倍になった
という話がこの本に載ってます。
4.過去を振り返り記録するための書類は超大事
- 保育日誌
- 報告書
- 行事記録
たまに
「○月○日の様子はどうだったか？」
「ケースの子はどんな感じだったかを日を追ってみたい」
こんな使い方をする時もあるけど、基本的には書いたら書きっぱなし。
毎日忙しいから一度も見返されることなく、個人情報保護のために数年後にシュレッダー行きです。
良い施設は主任や園長が見て、保育内容の指導をしてくれるけど、たまにです。
だから振り返り系の書類は、
書いている瞬間で、自分でちゃんと振り返りをするのが一番大切。
自分で気づいた点は、自分用のメモに書き留めたり勉強しながら書くのがオススメです。
あとは記録になるように最低限、読んで内容が分かる程度に書いておけばいいんです。
ただし行事の記録みたいに来年に必ず使う書類は、知らない人が見てわかるように書く必要ありなので注意。
文字はきれいに書かないと
怒られるかもしれません。
5.お便りや企画など人へ情報を知らせるための書類作成のコツ
- 連絡帳
- お便り
- 職員のシフト
- 出席表
- チェックシート
情報を知らせるための書類は、目的が情報共有や伝達なので分かりやすさだけがポイント。
意図したことと違う伝わり方もよくするので、
・人に見てもらって分かりやすいか？
・自分でも文章力を鍛えていく
必要があります。
文章力を手っ取り早く鍛えるには写経をすれば、
ほんの1ヶ月で見違えます。
ウェブライティングでよく言われるけれど保育士では言う人が少ないことは
大勢を相手に伝えるお便りなんかでも、
読む相手を一人想像して、その相手に向けて書くつもりで書くと分かりやすい、良い文章が書けます。
中途半端に大衆を想定すると、存在しているだけで役に立たない仕事をして自己満足するだけなのでご注意を。
その他の日常的に使う書類などは、
使いやすさを追求して定期的に見直していくのがポイントです。
あとは淡々と作るだけです。
6.書類が苦手な保育士の書類作成のコツまとめ
保育士の作る書類は3種類あって、それぞれの目的は(1章)
予定を立てるための書類
●想定外を避ける事前シュミレーション
●他の保育士との動きや目的の共有
予定は事が済めば不要になるので、あまり時間をかけたくない書類です。
(3章)
過去を振り返り記録する書類
●振り返って自分がレベルアップするため
●単なる記録のため
振り返り系の書類は、記録になるようなわかり易さと読みやすさを前提として、勉強しながら書くのが大切です。
(4章)
外部などに情報を知らせるための書類
●情報共有と整理のため
●存在していることが目的
文章力が特に必要になる書類で、
写経が短期間で文章力を上げる方法ということもお話しました。(5章)
書類仕事は基本的にはルーティンワーク。
何も考えていないと時間がかかるだけ、やってもやっても成長に繋がらない、無意味な仕事になります。
存在してればいい書類を作るのは、考えて作っても無意味になることも。
ですが特に振り返り系の書類は、作りながら勉強するのが目的、書くことが目的にせずに有効に活用してほしいと思います。
ありがとうございました
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本の紹介👇️
ソフトウェア開発業界ではメジャーな、チームとして成果を出すための仕事の仕方について書かれた本です。
個人成果を捨てて、得意なことに集中してチームとして持っている力を把握して、どう振り分けていくか？など。
保育士ではほぼ誰も知らないので誰も勧めていない本だと思いますが、学びが深いです。
文中で紹介したリンク👇️
【タイムマネジメントをしよう】残業/持ち帰り0を20年間達成した方法
