時間管理で余裕を持つ
あなたは
- 仕事の期限が間に合わずに持ち帰り仕事
- サービス残業をみんなしてるから帰りづらい
- いつも忙しくて余裕なくピリピリ
こんな悩みがありますか?
でも果たしてみんながみんな、
そんな状態なんでしょうか?
いつも定時に帰ってて、超仕事早い。
いつも余裕がある人いませんか?
実は私ジャムはそっち側の人間。
初年度こそ多少残ったり、
イベント前日にサービス残業を他の職員と
一緒になってやってましたが、初年度だけでした。
以来20年以上、
子どもの怪我で通院の付き添いとか
緊急かつ最重要な仕事以外はほぼ定時に帰宅。
期限も守るというよりは、
仕事が発生した当日に終わらせる。
持ち帰り仕事なんてしたことはなく、
プライベートでは勉強や趣味だけに集中できる。
途中からはその勉強すら、
暇すぎて勤務時間内に完了してました。
そんな状態にあなたもなりたいですか?
![](https://hoiku-pub.jp/wp-content/uploads/2021/03/笑う.png)
経験20年の理系保育士ジャムです。
セラピストでもある私(プロフィール)(@jamgakudoツイッター)の視点から、【タイムマネジメント】👈️今回はこれを解説していこうと思います。
![時間](https://hoiku-pub.jp/wp-content/uploads/2021/05/4044005_s-150x150.jpg)
タイムマネジメントの理想状態は
・やるべき仕事を期限よりも大幅に早く終わらせ
・余った時間でよりよく改善をしたり、勉強などの自己研鑽にあてられる状態
理想状態になるため具体的にやることは
- かなり先の予定も把握して予定をたてる
- 予定の共有と頼まれ仕事の確認
- 基本はすぐやる
- やらなくてもいい仕事と優先順位
- 大きな仕事は行程別にする
- その時点でのシングルタスク化
- 数分のスキマ時間を活用
- なるべく任せる
- 効率化は最後
- PCの慣れと写経がオススメ
特に大事なのは
⚫️時間内だけ働くマインド
⚫️スキマ時間とすぐにやる姿勢
ではあなたが定時で帰ってもなお、
余裕をもって子どもに向き合えるための
タイムマネジメント方法を
詳しく書いていこうと思います。
1.タイムマネジメントの目的と理想状態
2.時間を無駄にせず結果を出す考え方
3.個人のタイムマネジメントの具体的行動
3-1.スケジュール管理
3-2.タスク管理
3-3.時間そのものの管理
4.チームに働きかける具体的な行動
5.どうしても苦手ならこれだけをやる!
6.あらゆる有効マインドを自然に学ぶ
7.保育士のタイムマネジメントまとめ
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1.タイムマネジメントの目的と要素~理想状態
タイムマネジメントとは、時間の管理なんですが
スケジュール管理だけではありません。
タイムマネジメントの要素は
- スケジュール管理
- やるべき仕事の管理
- 時間そのものの管理
スケジュール管理
決まった予定のことです。
保育士だとクラスのローテやお出掛けの時間、
ご飯やお昼寝などの子どものスケジュール中心で、
お客さん対応や面談予約や研修予定など、
少なからずあります。
あまり動かせないけど、
職員同士の話し合い時間設定だけは、
仕事管理として大事になってきます。
やるべき仕事の管理
仕事には優先順位があって、
やらなくてもいい仕事は先にやりませんよね。
①重要な仕事
②急に来た仕事
①番は
2~3分で終わる舞い込んできた仕事
②番目に
それ以上なら後回しで重要な仕事から
またどのくらい丁寧にやるのか?
追求し出したらきりがなくて時間もかかるので、
一緒に考えていきます。
こんな感じのマネジメントです。
![スケジュール](https://hoiku-pub.jp/wp-content/uploads/2021/03/4378070_s-150x150.jpg)
時間そのものの管理
時間は増やませんね。頑張っても無理です。
スケジュールを見て、
いつ仕事をする時間がとれるのか?
自分は今これだけ仕事を抱えているけれど、
いったい期限までにやる暇はあるのか?
この視点が抜けるとサービス残業や、
持ち帰り仕事をするはめになるので、
けっこう大事です。
![整理](https://hoiku-pub.jp/wp-content/uploads/2021/03/934524_s-150x150.jpg)
タイムマネジメントの結果もたらされる理想状態は?
仕事の質を保ちながら時間内に終わらせる、
期限にも間に合う、が理想ではありません。
やるべき仕事を期限より大幅に早く終わり
余った時間でよりよく改善をしたり
勉強などの自己研鑽にあてられる
👆️これです👆️
特に保育士の職場は子どもが相手なので、
イレギュラーが起きるのが日常的ですよね。
怪我もするし熱も出す。
吐いたり泣いたりぐずったり、
![](https://hoiku-pub.jp/wp-content/uploads/2021/03/12198775-e1615595212402.jpg)
知らないよ~
と言わんばかりにイレギュラーの連続(笑)
だから保育士のタイムマネジメントは暇が基本です。
![猫](https://hoiku-pub.jp/wp-content/uploads/2021/04/4675283_s-150x150.jpg)
2.時間を無駄にせず仕事でちゃんと結果を出す考え方
時間を無駄にしないためには、マインドが必要です。
一番大事なマインドは
なんとしても時間内に終わらせる
時間外は働かない
👆️これを強く持っていないと、
保育現場は簡単に流されやすい職業。
人のために奉仕の心を持ってる人が多いのと、
単純に忙しい現場が多いためです。
そのマインドがあると逆算思考的に、
- じゃあこの仕事はいつやろうか?
- どうやって時間を作ろうか?
- 本当に必要な仕事なの?
こんな仕事そのものに必要な大切な考えが、
次々に浮かんできます。
時間をかければやれるのは当たり前で、
時間内に終わらせるのが、
特に経験を何年か積んだプロだと私は思います。
![プロは違う](https://hoiku-pub.jp/wp-content/uploads/2021/04/3579734_s-150x150.jpg)
3.個人でやるタイムマネジメントの具体的行動
自分でやれることはたくさんあるので、
要素別に書いていきますね
スケジュール管理に関係
- かなり先の予定も把握して予定をたてる
- 予定の共有と頼まれ仕事の確認
タスク管理に関係
- 基本はすぐやる
- やらなくてもいい仕事と優先順位
- 大きな仕事は行程別にする
- その時点でのシングルタスク化
時間そのものの管理に関係
- 数分のスキマ時間を活用
- なるべく任せる
- 効率化は最後
3-1.スケジュール管理に関係するもの
かなり先の予定も把握して予定をたてる
- この時期になったら必ず運動会がある
- 個人面談がある
初年度じゃない限り、かなり先まで見通しがたちます。
近づいてこないとできない仕事もあるけれど、
半年前からやれることもあります。
企画書のテンプレを作っておくとか。
タイムマネジメントがうまくなってくると、
先の事もやれるようになります。
![](https://hoiku-pub.jp/wp-content/uploads/2021/03/通常-3.png)
予定の共有と頼まれ仕事の確認
仕事を頼まれたときは注意が要ります。
なぜなら、頼む方は「~してほしい」みたいなイメージがあるから、それに反して仕事を終わらせても後から注文がつくためです。
私も若い頃、
![](https://hoiku-pub.jp/wp-content/uploads/2021/03/142597.jpg)
![](https://hoiku-pub.jp/wp-content/uploads/2021/03/通常-3.png)
![](https://hoiku-pub.jp/wp-content/uploads/2021/03/142597.jpg)
始めに言っとけば良かったね
一度ならまだしも、3度繰り返されたので
先輩に怒ったことがあります。
でもよく考えたら確認不足の自分も悪い・・
お互い様ですが、差し戻されるとロスも多いしストレスにもなるので、
- いつまで、どんな感じで
- 見本とかありますか?
確認もタイムマネジメントのうちです。
![怒っている](https://hoiku-pub.jp/wp-content/uploads/2021/04/4581379_s-150x150.jpg)
3-2.タスク管理
基本はすぐやる
急に来た仕事に振り回されないのが基本ですが、
数分のものはその場でやります。
5分の仕事も積み重なると面倒ですからね。
特に管理職は
5分の「ちょっといいですか?」
が別の職員から後から後から延々続くので、
後に回すのもケースバイケース
![](https://hoiku-pub.jp/wp-content/uploads/2021/03/通常-3.png)
タイムマネジメントは大切です
やらなくてもいい仕事と優先順位
仕事の分類には
①考える仕事
アイディア出しやプログラムを組むとか
②考えないでこなす仕事
日誌を書くとか
③完全に時間を拘束されてしまう仕事
全体ミーティングとか
④少し自由にできる仕事
差し迫ってない自由度が高いものとか
⚫️緊急度
⚫️重要度
優先順位はこの2つの軸で考えるんですが、
一番重要な仕事は、
自分がボトルネックにってしまう仕事です。
企画を任されてるのに、
あなたが企画書を書かなきゃ他の人が動けないですね。
リーダーなど決定権がある人が
決めてくれないと動けないのに、
いつも忙しくて捕まらないとか。
ボトルネックの人が優先すべきは、
「さっさと動いて決めること」
園長がボトルネックになってる園も結構ありますね。園長ほど暇であるべきです
![生きる](https://hoiku-pub.jp/wp-content/uploads/2021/04/4587454_s-150x150.jpg)
その時点でのシングルタスク化
やることが貯まってくると、
あれこれ同時にやりたくなります。
だけど優先順位をつけて取りかかったら、
基本的にそれだけをやります。
急に入ってきた仕事は、5分以上かかるなら無視。
後回しです。
![整理](https://hoiku-pub.jp/wp-content/uploads/2021/03/1053812-150x150.jpg)
3-3.時間そのものの管理
数分のスキマ時間を活用
一番大切な考え方が
「スキマ時間の活用」
だと私は考えています。
"特に考える仕事"は、ぼうっと座っててもできる。
保育現場で子ども相手に集中は必要ですが、
意外にスキマ時間ありませんか?
![](https://hoiku-pub.jp/wp-content/uploads/2021/03/通常-3.png)
考えられます
1分が10回あれば10分(当たり前か)
でもその当たり前の時間を何もしないばかりに、
- 私は定時に帰り、
- 同僚はサービス残業
実際にこの差を生んでいました。
![繰り返し](https://hoiku-pub.jp/wp-content/uploads/2021/03/236681-150x150.jpg)
なるべく人に任せる
誰でもできる仕事を、あなたはやる必要がありません。
雑用のために雇われているなら別ですが、
基本的に自分しかできないことを優先すべき。
また人に任せるときは、教える時間と自分でやる時間の兼ね合いです。
分かりやすい例え話
Aあなたが30分教える
後輩は30分教わって3時間作業
Bあなたが教えないで1時間でやる
作業が長いほどAの委任が効いてきますよね。
自分でやった方が確実に思えるのは罠で、
出来映えは確かによくても、
あなたの時間が失われてます。
![時間](https://hoiku-pub.jp/wp-content/uploads/2021/03/4591654_s-150x150.jpg)
効率化は最後
- やってたことをやめる
- やらなくても良いことはやらない
これをやってから最後に効率化を考えます。
ドラッガーの言葉に
やらなくてもいいことを効率的にやるほど
無駄なことはない
こんな感じのがあります。
PCスキルと写経
効率化のうち一番効果のあるものです。
なぜなら
繰り返し動作が多いから。
あなたがPC作業終わりのプログラムを閉じる時、
マウスでカーソルを動かして×を押してるなら、
おそらく初心者に近いので
ショートカットキーを覚えるだけでも
かなりの時短になりますよ。
タイピング向上と、ついでに文章力もあげたいなら、「写経」もオススメになります。
4.チームに働きかける具体的な行動
すぐやる態度を率先する
基本はすぐやる態度を自分が示すこと。
ある施設で仕事してた時に保育士の同僚が
「すぐやる部」
を結成して意識してた現場があって、
けっこう良い心がけだと思いました。
![](https://hoiku-pub.jp/wp-content/uploads/2021/03/12198774.jpg)
![](https://hoiku-pub.jp/wp-content/uploads/2021/03/通常-3.png)
![](https://hoiku-pub.jp/wp-content/uploads/2021/03/12198773-e1615595194531.jpg)
"じゃあ今"って
なりますよね~
👆️私の仕事はこんな感じでした。
スピード感って仕事だと大事で、
それを自分が率先するのが一番だと思います。
あなたが多少でも上の立場なら、
期限ギリギリでやって来る人もいますよね。
意識してもらうために
早めの期限を示してから長くしてあげる
![](https://hoiku-pub.jp/wp-content/uploads/2021/03/通常-3.png)
できるだけ早めにやってください
と毎回言うのも有効でした。
あなたが100
後輩のキャパは30
他人のキャパを見極めるのも必要です。
![ありがとう](https://hoiku-pub.jp/wp-content/uploads/2021/04/4314534_s-150x150.jpg)
ミーティングは時間のロス
ミーティングはみんなの時間が拘束されるし、
時間過ぎても話してる人や脱線者は
残念な保育士あるある。
そもそも必要なミーティングなのか?
提案することは多いと思います。
会議のコストもかかるし、
保育士は会議下手と言われていますね。
井戸端会議や何となくの話で物事が決まるのは
チームワークの点でNGですが、
タイムマネジメントの視点ではOKです。
![会議は必要か](https://hoiku-pub.jp/wp-content/uploads/2021/05/1.そもそもその会議いる?チャート-1024x709.jpg)
自動化とマニュアル化
いちいち指示しなくてすむので、
マニュアル化は時間がかかっても
職場として取り組む事項です。
新人教育には一番時間がかかるのですが、
理解度もそれぞれ。
なるべくあなたの時間資源を投入しないために、
紙切れに仕事をしてもらうんです。
![](https://hoiku-pub.jp/wp-content/uploads/2021/03/8736832.jpg)
分からないところだけ
質問してね。
これで済みますね。
しかも何人来ても大丈夫になります。
![すすめ](https://hoiku-pub.jp/wp-content/uploads/2021/03/1268249_s-150x150.jpg)
5.どうしても時間管理が苦手ならこれだけをやる!
一番大事なのは
時間内だけ働くことを強く意識しつつ、
スキマ時間をバカにせず
基本的にすぐやること
この2点だとわたしは思います。
子どもの頃、夏休みの宿題をためて
8/30とか31にやってたタイプなら、
この記事をあなたが読んだのは良い機会なので、
これを機に直した方が良いでしょう。
仕事に対してのマインドは、
楽をしたい人間の本質とズレてるので、
意識して学ばないと、
いつまでたっても仕事の仕方が分からないまま。
![](https://hoiku-pub.jp/wp-content/uploads/2021/03/8736832.jpg)
経験があるはずなのに、
なんなの?この人は。。
って人を見たことがありませんか?
わたしの記事をここまで読んでくれたあなたなら、
正しく経験を積める素質があると思います。
具体的に何を学習したら良いのかは、
私のウェブサイトでもいいんですが、
もっと良いものがあるので
次の章で紹介しておしまいにしますね。
![ライフワークバランス](https://hoiku-pub.jp/wp-content/uploads/2021/05/4814606_s-150x150.jpg)
6.仕事に必要なあらゆるマインドを自然に学ぶには
タイムマネジメント、わたしは経験や性格的なところで何となく習得したんですが、
実際に仕事そのものの学習、
つまりちゃんとしたビジネスの勉強をすれば、
自然に身に付けられるものです。
![](https://hoiku-pub.jp/wp-content/uploads/2021/03/思案.png)
教えてはくれないんですけどね。
さてタイムマネジメントのプロは、
会社の経営者です。
なにせ自分しかできない
やるべきことだけに時間を使って、
人やPCができることはそれに任せていないと、
たちまち会社が潰れてしまうからです。
それを教えてくれる経営者なんて
普通はいないのですが、
システム化(自動化と結果の保障)
をなんと無料で学べる動画が公開されています。
しかも、超分かりやすいんです。
![](https://hoiku-pub.jp/wp-content/uploads/2021/03/通常-3.png)
1日1時間労働で、
空いた時間を全て勉強に振り、
年商数億の会社を作った人の起業スクールです。
数億というのは世界が違うのではなく、
タイムマネジメントの延長にこれがあるだけ。
少しでも気になる、現状を何とかしたいと考えているなら紹介記事か、
直接スクールのページへどうぞ
紹介記事👇️
スクールへの直リンク👇️
![次世代LP](https://hoiku-pub.jp/wp-content/uploads/2021/03/seminar_pic_sozai_bnr_600_330.png)
7.保育士のタイムマネジメントまとめ
保育現場は作業してないと仕事してない雰囲気で、
座って考えていようものなら
「仕事しなよ」って言われがち。
でも本当ならなるべく暇になって、
勉強すべきなんです。
![](https://hoiku-pub.jp/wp-content/uploads/2021/03/通常-3.png)
こった壁面作ってる場合じゃ
ないんですよ。
タイムマネジメントの理想状態は
- やるべき仕事を期限よりも大幅に早く終わらせ
- 余った時間でよりよく改善をしたり
- 勉強などの自己研鑽にあてられる状態
- かなり先の予定も把握して予定をたてる
- 予定の共有と頼まれ仕事の確認
- 基本はすぐやる
- やらなくてもいい仕事と優先順位
- 大きな仕事は行程別にする
- その時点でのシングルタスク化
- 数分のスキマ時間を活用
- なるべく任せる
- 効率化は最後
- PCの慣れと写経がオススメ
(3章)
特に大事なのは
時間内だけ働くマインドと、
スキマ時間とすぐにやる姿勢
効率化しても仕事が終わらない
タイムマネジメントをチームに働きかけても、職場の雰囲気はなかなか変わりません。
サービス残業や持ち帰り仕事を当然と思ってる人しかいない職場なら、働きかけて変わるまでの時間が惜しいので、転職もアリだと思います
![](https://hoiku-pub.jp/wp-content/uploads/2021/03/通常-3.png)
ありがとうございました。
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