時間管理で余裕を持つ
あなたは
- 仕事の期限が間に合わずに持ち帰り仕事
- サービス残業をみんなしてるから帰りづらい
- いつも忙しくて余裕なくピリピリ
こんな悩みがありますか？
でも果たしてみんながみんな、
そんな状態なんでしょうか？
いつも定時に帰ってて、超仕事早い。
いつも余裕がある人いませんか？
実は私ジャムはそっち側の人間。
初年度こそ多少残ったり、
イベント前日にサービス残業を他の職員と
一緒になってやってましたが、初年度だけでした。
以来20年以上、
子どもの怪我で通院の付き添いとか
緊急かつ最重要な仕事以外はほぼ定時に帰宅。
期限も守るというよりは、
仕事が発生した当日に終わらせる。
持ち帰り仕事なんてしたことはなく、
プライベートでは勉強や趣味だけに集中できる。
途中からはその勉強すら、
暇すぎて勤務時間内に完了してました。
そんな状態にあなたもなりたいですか？
経験20年の理系保育士ジャムです。
セラピストでもある私(プロフィール)(@jamgakudoツイッター)の視点から、【タイムマネジメント】👈️今回はこれを解説していこうと思います。
タイムマネジメントの理想状態は
・やるべき仕事を期限よりも大幅に早く終わらせ
・余った時間でよりよく改善をしたり、勉強などの自己研鑽にあてられる状態
理想状態になるため具体的にやることは
- かなり先の予定も把握して予定をたてる
- 予定の共有と頼まれ仕事の確認
- 基本はすぐやる
- やらなくてもいい仕事と優先順位
- 大きな仕事は行程別にする
- その時点でのシングルタスク化
- 数分のスキマ時間を活用
- なるべく任せる
- 効率化は最後
- PCの慣れと写経がオススメ
特に大事なのは
⚫️時間内だけ働くマインド
⚫️スキマ時間とすぐにやる姿勢
ではあなたが定時で帰ってもなお、
余裕をもって子どもに向き合えるための
タイムマネジメント方法を
詳しく書いていこうと思います。
1.タイムマネジメントの目的と理想状態
2.時間を無駄にせず結果を出す考え方
3.個人のタイムマネジメントの具体的行動
3-1.スケジュール管理
3-2.タスク管理
3-3.時間そのものの管理
4.チームに働きかける具体的な行動
5.どうしても苦手ならこれだけをやる！
6.あらゆる有効マインドを自然に学ぶ
7.保育士のタイムマネジメントまとめ
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1.タイムマネジメントの目的と要素～理想状態
タイムマネジメントとは、時間の管理なんですが
スケジュール管理だけではありません。
タイムマネジメントの要素は
- スケジュール管理
- やるべき仕事の管理
- 時間そのものの管理
スケジュール管理
決まった予定のことです。
保育士だとクラスのローテやお出掛けの時間、
ご飯やお昼寝などの子どものスケジュール中心で、
お客さん対応や面談予約や研修予定など、
少なからずあります。
あまり動かせないけど、
職員同士の話し合い時間設定だけは、
仕事管理として大事になってきます。
やるべき仕事の管理
仕事には優先順位があって、
やらなくてもいい仕事は先にやりませんよね。
①重要な仕事
②急に来た仕事
①番は
2～3分で終わる舞い込んできた仕事
②番目に
それ以上なら後回しで重要な仕事から
またどのくらい丁寧にやるのか？
追求し出したらきりがなくて時間もかかるので、
一緒に考えていきます。
こんな感じのマネジメントです。
時間そのものの管理
時間は増やませんね。頑張っても無理です。
スケジュールを見て、
いつ仕事をする時間がとれるのか？
自分は今これだけ仕事を抱えているけれど、
いったい期限までにやる暇はあるのか？
この視点が抜けるとサービス残業や、
持ち帰り仕事をするはめになるので、
けっこう大事です。
タイムマネジメントの結果もたらされる理想状態は？
仕事の質を保ちながら時間内に終わらせる、
期限にも間に合う、が理想ではありません。
やるべき仕事を期限より大幅に早く終わり
余った時間でよりよく改善をしたり
勉強などの自己研鑽にあてられる
👆️これです👆️
特に保育士の職場は子どもが相手なので、
イレギュラーが起きるのが日常的ですよね。
怪我もするし熱も出す。
吐いたり泣いたりぐずったり、
知らないよ～
と言わんばかりにイレギュラーの連続(笑)
だから保育士のタイムマネジメントは暇が基本です。
2.時間を無駄にせず仕事でちゃんと結果を出す考え方
時間を無駄にしないためには、マインドが必要です。
一番大事なマインドは
なんとしても時間内に終わらせる
時間外は働かない
👆️これを強く持っていないと、
保育現場は簡単に流されやすい職業。
人のために奉仕の心を持ってる人が多いのと、
単純に忙しい現場が多いためです。
そのマインドがあると逆算思考的に、
- じゃあこの仕事はいつやろうか？
- どうやって時間を作ろうか？
- 本当に必要な仕事なの？
こんな仕事そのものに必要な大切な考えが、
次々に浮かんできます。
時間をかければやれるのは当たり前で、
時間内に終わらせるのが、
特に経験を何年か積んだプロだと私は思います。
3.個人でやるタイムマネジメントの具体的行動
自分でやれることはたくさんあるので、
要素別に書いていきますね
スケジュール管理に関係
- かなり先の予定も把握して予定をたてる
- 予定の共有と頼まれ仕事の確認
タスク管理に関係
- 基本はすぐやる
- やらなくてもいい仕事と優先順位
- 大きな仕事は行程別にする
- その時点でのシングルタスク化
時間そのものの管理に関係
- 数分のスキマ時間を活用
- なるべく任せる
- 効率化は最後
3-1.スケジュール管理に関係するもの
かなり先の予定も把握して予定をたてる
- この時期になったら必ず運動会がある
- 個人面談がある
初年度じゃない限り、かなり先まで見通しがたちます。
近づいてこないとできない仕事もあるけれど、
半年前からやれることもあります。
企画書のテンプレを作っておくとか。
タイムマネジメントがうまくなってくると、
先の事もやれるようになります。
予定の共有と頼まれ仕事の確認
仕事を頼まれたときは注意が要ります。
なぜなら、頼む方は「～してほしい」みたいなイメージがあるから、それに反して仕事を終わらせても後から注文がつくためです。
私も若い頃、
始めに言っとけば良かったね
一度ならまだしも、３度繰り返されたので
先輩に怒ったことがあります。
でもよく考えたら確認不足の自分も悪い・・
お互い様ですが、差し戻されるとロスも多いしストレスにもなるので、
- いつまで、どんな感じで
- 見本とかありますか？
確認もタイムマネジメントのうちです。
3-2.タスク管理
基本はすぐやる
急に来た仕事に振り回されないのが基本ですが、
数分のものはその場でやります。
５分の仕事も積み重なると面倒ですからね。
特に管理職は
５分の「ちょっといいですか？」
が別の職員から後から後から延々続くので、
後に回すのもケースバイケース
タイムマネジメントは大切です
やらなくてもいい仕事と優先順位
仕事の分類には
①考える仕事
アイディア出しやプログラムを組むとか
②考えないでこなす仕事
日誌を書くとか
③完全に時間を拘束されてしまう仕事
全体ミーティングとか
④少し自由にできる仕事
差し迫ってない自由度が高いものとか
⚫️緊急度
⚫️重要度
優先順位はこの２つの軸で考えるんですが、
一番重要な仕事は、
自分がボトルネックにってしまう仕事です。
企画を任されてるのに、
あなたが企画書を書かなきゃ他の人が動けないですね。
リーダーなど決定権がある人が
決めてくれないと動けないのに、
いつも忙しくて捕まらないとか。
ボトルネックの人が優先すべきは、
「さっさと動いて決めること」
園長がボトルネックになってる園も結構ありますね。園長ほど暇であるべきです
その時点でのシングルタスク化
やることが貯まってくると、
あれこれ同時にやりたくなります。
だけど優先順位をつけて取りかかったら、
基本的にそれだけをやります。
急に入ってきた仕事は、５分以上かかるなら無視。
後回しです。
3-3.時間そのものの管理
数分のスキマ時間を活用
一番大切な考え方が
「スキマ時間の活用」
だと私は考えています。
"特に考える仕事"は、ぼうっと座っててもできる。
保育現場で子ども相手に集中は必要ですが、
意外にスキマ時間ありませんか？
考えられます
１分が10回あれば10分(当たり前か)
でもその当たり前の時間を何もしないばかりに、
- 私は定時に帰り、
- 同僚はサービス残業
実際にこの差を生んでいました。
なるべく人に任せる
誰でもできる仕事を、あなたはやる必要がありません。
雑用のために雇われているなら別ですが、
基本的に自分しかできないことを優先すべき。
また人に任せるときは、教える時間と自分でやる時間の兼ね合いです。
分かりやすい例え話
Aあなたが30分教える
後輩は30分教わって３時間作業
Bあなたが教えないで１時間でやる
作業が長いほどAの委任が効いてきますよね。
自分でやった方が確実に思えるのは罠で、
出来映えは確かによくても、
あなたの時間が失われてます。
効率化は最後
- やってたことをやめる
- やらなくても良いことはやらない
これをやってから最後に効率化を考えます。
ドラッガーの言葉に
やらなくてもいいことを効率的にやるほど
無駄なことはない
こんな感じのがあります。
PCスキルと写経
効率化のうち一番効果のあるものです。
なぜなら
繰り返し動作が多いから。
あなたがPC作業終わりのプログラムを閉じる時、
マウスでカーソルを動かして×を押してるなら、
おそらく初心者に近いので
ショートカットキーを覚えるだけでも
かなりの時短になりますよ。
タイピング向上と、ついでに文章力もあげたいなら、「写経」もオススメになります。
4.チームに働きかける具体的な行動
すぐやる態度を率先する
基本はすぐやる態度を自分が示すこと。
ある施設で仕事してた時に保育士の同僚が
「すぐやる部」
を結成して意識してた現場があって、
けっこう良い心がけだと思いました。
"じゃあ今"って
なりますよね～
👆️私の仕事はこんな感じでした。
スピード感って仕事だと大事で、
それを自分が率先するのが一番だと思います。
あなたが多少でも上の立場なら、
期限ギリギリでやって来る人もいますよね。
意識してもらうために
早めの期限を示してから長くしてあげる
できるだけ早めにやってください
と毎回言うのも有効でした。
あなたが100
後輩のキャパは30
他人のキャパを見極めるのも必要です。
ミーティングは時間のロス
ミーティングはみんなの時間が拘束されるし、
時間過ぎても話してる人や脱線者は
残念な保育士あるある。
そもそも必要なミーティングなのか？
提案することは多いと思います。
会議のコストもかかるし、
保育士は会議下手と言われていますね。
井戸端会議や何となくの話で物事が決まるのは
チームワークの点でNGですが、
タイムマネジメントの視点ではOKです。
自動化とマニュアル化
いちいち指示しなくてすむので、
マニュアル化は時間がかかっても
職場として取り組む事項です。
新人教育には一番時間がかかるのですが、
理解度もそれぞれ。
なるべくあなたの時間資源を投入しないために、
紙切れに仕事をしてもらうんです。
分からないところだけ
質問してね。
これで済みますね。
しかも何人来ても大丈夫になります。
5.どうしても時間管理が苦手ならこれだけをやる！
一番大事なのは
時間内だけ働くことを強く意識しつつ、
スキマ時間をバカにせず
基本的にすぐやること
この２点だとわたしは思います。
子どもの頃、夏休みの宿題をためて
8/30とか31にやってたタイプなら、
この記事をあなたが読んだのは良い機会なので、
これを機に直した方が良いでしょう。
仕事に対してのマインドは、
楽をしたい人間の本質とズレてるので、
意識して学ばないと、
いつまでたっても仕事の仕方が分からないまま。
経験があるはずなのに、
なんなの？この人は。。
って人を見たことがありませんか？
わたしの記事をここまで読んでくれたあなたなら、
正しく経験を積める素質があると思います。
具体的に何を学習したら良いのかは、
私のウェブサイトでもいいんですが、
もっと良いものがあるので
次の章で紹介しておしまいにしますね。
6.仕事に必要なあらゆるマインドを自然に学ぶには
タイムマネジメント、わたしは経験や性格的なところで何となく習得したんですが、
実際に仕事そのものの学習、
つまりちゃんとしたビジネスの勉強をすれば、
自然に身に付けられるものです。
教えてはくれないんですけどね。
さてタイムマネジメントのプロは、
会社の経営者です。
なにせ自分しかできない
やるべきことだけに時間を使って、
人やPCができることはそれに任せていないと、
たちまち会社が潰れてしまうからです。
それを教えてくれる経営者なんて
普通はいないのですが、
システム化(自動化と結果の保障)
をなんと無料で学べる動画が公開されています。
しかも、超分かりやすいんです。
１日１時間労働で、
空いた時間を全て勉強に振り、
年商数億の会社を作った人の起業スクールです。
数億というのは世界が違うのではなく、
タイムマネジメントの延長にこれがあるだけ。
少しでも気になる、現状を何とかしたいと考えているなら紹介記事か、
直接スクールのページへどうぞ
紹介記事👇️
スクールへの直リンク👇️
7.保育士のタイムマネジメントまとめ
保育現場は作業してないと仕事してない雰囲気で、
座って考えていようものなら
「仕事しなよ」って言われがち。
でも本当ならなるべく暇になって、
勉強すべきなんです。
こった壁面作ってる場合じゃ
ないんですよ。
タイムマネジメントの理想状態は
- やるべき仕事を期限よりも大幅に早く終わらせ
- 余った時間でよりよく改善をしたり
- 勉強などの自己研鑽にあてられる状態
- かなり先の予定も把握して予定をたてる
- 予定の共有と頼まれ仕事の確認
- 基本はすぐやる
- やらなくてもいい仕事と優先順位
- 大きな仕事は行程別にする
- その時点でのシングルタスク化
- 数分のスキマ時間を活用
- なるべく任せる
- 効率化は最後
- PCの慣れと写経がオススメ
(３章)
特に大事なのは
時間内だけ働くマインドと、
スキマ時間とすぐにやる姿勢
効率化しても仕事が終わらない
タイムマネジメントをチームに働きかけても、職場の雰囲気はなかなか変わりません。
サービス残業や持ち帰り仕事を当然と思ってる人しかいない職場なら、働きかけて変わるまでの時間が惜しいので、転職もアリだと思います
ありがとうございました。
コメントなどもらえると
うれしいです。
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